Pytanie

04.12.2009
Nasza firma uczestniczyła w postępowaniu zakupowym zorganizowanym przez urząd państwowy. Postępowanie o niskiej wartości nie podlegało przepisom ustawy o zamówieniach publicznych. Po wyłonieniu dostawcy, na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, poprosiliśmy urząd o udostępnienie dokumentu wewnętrznego/notatki w której pracownicy urzędu podsumowują postępowanie i wskazują dostawcę. Czy urząd na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej ma obowiązek nam taki dokument przedstawić?

Rozwiązanie problemu

Stan prawny: 2009-12-04 Nr dokumentu: 20965

Zasady dostępu do informacji publicznej określa ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Ustawa ta już w art. 1 wskazuje, że każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie. Uszczegółowienie powyższego zapisu znajdujemy w art. 6 ustawy, który wprowadza przykładowy katalog informacji i dokumentów stanowiących informację publiczną, podstawową funkcją powyższego przepisu jest wskazanie najbardziej typowych kategorii informacji publicznych. W katalogu zamieszczonym w art. 6 ustawodawca wskazał, że udostępnieniu podlega informacja publiczna, między innymi o danych publicznych, w tym:
a) treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności:
- treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć,
- dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających,

Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy.

W wyroku z dnia 11 września 2009 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie II SA/Ol 713/09, stwierdza natomiast, że informacja publiczna to nie tylko dokumenty urzędowe. Są nią np. rachunki wystawione przez zleceniobiorcę za wykonane na rzecz urzędu miasta czynności, mimo że zostały wypisane przez osobę prywatną.
Udzielając odpowiedzi na powyższe pytanie można wskazać, iż organ będzie musiał udzielić żądanej informacji, gdyż stanowi ona informację publiczną w myśl omawianej ustawy. Na potwierdzenie powyższego stanowiska można przytoczyć wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 8 października 2008 r. IV SAB/Po 14/08 w którym czytamy, że wyraz "dokumenty" i nie można zawężać i utożsamiać dostępu do informacji publicznej z dostępem do dokumentów. Należy jednak podnieść, że to dokument - w szerokim tego słowa rozumieniu - będzie podstawowym nośnikiem informacji publicznej. Ustalenie prawidłowości i sposobu wykonania umowy cywilnoprawnej nie jest przedmiotem mieszczącym się w pojęciu informacji publicznej. W uzasadnieniu do wyroku czytamy: 'Przepis art. 1 ust. 1 u.d.i.p. stanowi, że informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych, a nadto że podlega ona udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w tej ustawie. W doktrynie i orzecznictwie przyjęła się rozszerzająca wykładnia tego pojęcia, obejmująca swoim zakresem nie tylko wiadomości wytworzone przez szeroko rozumiane władze publiczne oraz osoby pełniące takie funkcje, a także inne podmioty, które tę władzę realizują bądź gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa w zakresie tych kompetencji, ale również wiadomości niewytworzone przez podmioty publiczne lecz odnoszące się do tych podmiotów (por. wyrok NSA z dnia 30 października 2002 r., sygn. akt II SA 181/02 niepubl. i wyrok NSA z 30 października 2002 r. sygn. Akt II SA1956/02, publ. LEX nr 78062, M.Prawn. 2002/23/1059).
Powyższą definicję ustawodawca uzupełnił poprzez przykładowe wyliczenie w art. 6 ust. 1 u.d.i.p. rodzajów informacji podlegających udostępnieniu, w pewnym stopniu konkretyzując w ten sposób zakres przedmiotowy pojęcia informacji publicznej.
Podstawową kwestią wymagającą rozważenia i wykładni, jest pojęcie informacji publicznej. W ocenie Sądu oczywistym jest, że wyraz "informacja" obejmuje swoim znaczeniem znacznie szerszy zakres pojęciowy niż wyraz "dokumenty" i nie można zawężać i utożsamiać dostępu do informacji publicznej z dostępem do dokumentów. Należy jednak podnieść, że to dokument - w szerokim tego słowa rozumieniu - będzie podstawowym nośnikiem informacji publicznej. Przy czym w niniejszej sprawie należy rozróżnić dwie sfery - jedną dotyczącą realizacji zamówienia i drugą dotyczącą wykonania umowy cywilnoprawnej.

Sąd nie ma wątpliwości, że informacje dotyczące wykonania przedmiotowego zamówienia są informacjami publicznymi w rozumieniu art. 1 ust. 1 u.d.i.p. Co prawda ze względu na wartość nie przekraczającą 14.000 EURO (zgodnie z art. 4 ust. 8 p.z.p.) postępowanie ofertowe nie podlegało ustawie prawo zamówień publicznych, jednak organ zamawiający wykonanie przedmiotowych prac jako państwowy organ nadzoru i kontroli gospodarki finansowej w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz. U. z 2001 r., nr 55, poz. 577) mieści się w pojęciu organów władzy publicznej zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. Nadto należy stwierdzić, że dokumenty w postaci protokołu z otwarcia przetargu, złożone oferty, umowa, protokół odbioru regałów i dokumentacja techniczna jako dotyczące dysponowania majątkiem publicznym w rozumieniu art. 6 ust. 1 pkt 5 u.d.i.p. podlegały udostępnieniu w trybie przewidzianym przez ustawę o dostępie do informacji publicznej.
Reasumując powyższe rozważania, należy wskazać, że przeprowadzenie postępowania ofertowego i zawarcie w jego wyniku umowy z wybranym wykonawcą, mimo że nie podlegające przepisom ustawy prawo zamówień publicznych, ze względu na charakter organu i rozdysponowanie środkami publicznymi, spowodowało wytworzenie informacji mającej charakter publiczny. Informacja ta została inkorporowana w postaci dokumentów związanych z postępowaniem ofertowym i mieści się w zakresie żądań wskazanych w punktach od 1 do 5 wniosku z 4 kwietnia 2008 r. powtórzonych następnie w wezwaniu do usunięciu naruszenia prawa z 25 kwietnia 2008 r."

Podsumowując, urząd na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej ma obowiązek przedstawić dokument podsumowujący postępowanie i wskazujący dostawcę.

Podstawa prawna

  • Art. 1, 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001r., Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.)
Zadaj pytanie

Wzory pism

  • Karta szkolenia wstępnego BHP pobierz

  • ZUS FZLA Wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich pobierz

  • Wniosek wierzyciela o wyjawienie miejsca położenia rzeczy pobierz

  • [AKC-EN] Deklaracja podatkowa od nabycie wewnątrzwspólnotowego energii elektrycznej pobierz

więcej