Pytanie

11.09.2009
Jak napisać prawidłowo umowę na używanie przez pracownika do celów służbowych samochodu prywatnego? Czy określić jako ryczałt czy ekwiwalent? Prosimy o wzór umowy.

Rozwiązanie problemu

Stan prawny: 2009-09-11 Nr dokumentu: 18485

Zgodnie ze skierowanym zapytaniem poniżej załączony zostanie wzór umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, a także wskazane zostanie jak wygląda refundacja przez pracodawcę kosztów używania samochodu prywatnego przez pracownika do celów służbowych. Należy mieć na uwadze, że poniżej zostanie zamieszczony jedynie przykładowy wzór takiej umowy, a zatem przy sporządzaniu umowy właściwej należy uwzględnić wszelkie istotne okoliczności konkretnej sprawy i sytuacji oraz faktyczną wolę stron, ze szczególnym uwzględnieniem opisanego poniżej sposobu rozliczeń.

Wzór umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

Umowa o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

Zawarta w ........................., dnia................. 2009 r.
pomiędzy:
...................................................................................... zwanym dalej Pracodawcą, a
...................................................................................... zwanym dalej Pracownikiem
(należy podać imiona i nazwiska stron umowy, siedzibę pracodawcy, adres zakładu pracy, adres zamieszkania pracownika)

§ 1
Pracownik oświadcza, że jest wyłącznym właścicielem samochodu osobowego marki............................... nr rejestracyjny .........................., nr silnika................................., o pojemności skokowej silnika ....................... , rok produkcji ........................................ zwanego w dalszej części umowy samochodem prywatnym.

§ 2
Pracodawca oświadcza, że upoważnia Pracownika do używania w celach służbowych samochodu prywatnego, zarówno w jazdach lokalnych, jak i zamiejscowych na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.) - zwanego dalej rozporządzeniem Ministra Infrastruktury.

§ 3
1. Na podstawie niniejszej umowy Pracownik zobowiązuje się do używania samochodu prywatnego do celów służbowych związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy.
2. Pracownik zobowiązuje się do utrzymywania samochodu prywatnego w dobrym stanie technicznym.

§ 4
1. Pracodawca wyznacza pracownikowi miesięczny limit w jazdach lokalnych w wysokości ......... km.
2. Pracodawca ustala dla Pracownika miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości wynikającej z przemnożenia limitu określonego w ust. 1 przez stawkę za 1 km przebiegu ustaloną w rozporządzeniu ministra Infrastruktury, o którym mowa w § 2 niniejszej umowy.
3. Ryczałt, o którym mowa w ust. 2 wypłacany będzie po zakończeniu danego miesiąca na podstawie oświadczenia Pracownika o używaniu samochodu celach służbowych, spełniającego warunki określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
4. Kwotę ryczałtu, o którym mowa w ust. 2 zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności Pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróży służbowej Pracownika trwającej co najmniej 8 godzin.

§ 5
1. Zwrot kosztów podróży służbowej (jazd zamiejscowych) następował będzie na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.
2. Wysokość zwrotu kosztów używania samochodu w przypadku o którym mowa w ust. 1 ustalana będzie jako iloczyn wykazanej w ewidencji przebiegu pojazdu liczby przejechanych kilometrów oraz obowiązującej stawki za 1 km przebiegu.

§ 6
Pracownik zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia Pracodawcy o zbyciu samochodu prywatnego, o którym mowa w § 1 niniejszej umowy.

§ 7
1. Niniejsza umowa zawarta jest na czas nieokreślony.
2. Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu, bez wypowiedzenia z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub zbycia samochodu przez Pracownika.
3. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia.

§ 8
Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej od rygorem nieważności.

§ 9
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury, o którym mowa w § 2 niniejszej umowy.

§ 10
Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

.....................................                                                  .........................................
 (podpis Pracodawcy)                                                       (podpis Pracownika)

Jeżeli zaś chodzi o refundację kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych, to wskazać należy, że pracodawca może refundować pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych na dwa sposoby:

1) przyznając miesięczny ryczałt pieniężny albo

2) rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. kilometrówka).

Zgodnie z przepisem art. 34a ustawy z dnia z dnia 6 września 2001 r.o transporcie drogowym 1. Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy."

Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy "zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu."

Biorąc powyższe pod uwagę, należy wskazać, iż zwrot kosztów w formie ryczałtu

  • dotyczy tylko i wyłącznie używania przez pracownika pojazdu w jazdach lokalnych, w celach służbowych oraz

  • następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Zatem jeżeli spełnione są powyższe przesłanki pracodawca może wypłacać pracownikowi ryczałt z tytułu zwrotu kosztów.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

  • dla samochodu osobowego:
  1.  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
  • dla motocykla - 0,2302 zł,

  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Należy wskazać dodatkowo, że zgodnie z § 3 rozporządzenia miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, ustala pracodawca, z uwzględnieniem , iż limit ustalony powinien być w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i zasadniczo nie może przekroczyć

  1. 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
  2. 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  3. 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit ten w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km, a w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej,  nie może przekroczyć 3.000 km.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu (uzależnionego od pojemności silnika) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W takiej sytuacji nie potrzebne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Innym sposobem zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wyjazdami miejscowymi własnym samochodem w celach służbowych jest zwrot kosztów  na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, przy uwzględnieniu stawek określonych powyżej za 1 km. Rozliczanie pracownika korzystającego z prywatnego samochodu do celów służbowych według tzw. kilometrówki polega na tym, że przebieg pojazdu ustala się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu tego pojazdu.

 

Podstawa prawna

  • Art. 3531 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)
  • Art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2007r., Nr 125, poz. 874 z późn. zm.)
  • rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.)
Zadaj pytanie

Wzory pism

  • Zaświadczenie potwierdzające recykling – wzór pobierz

  • Umowa o przystąpieniu do długu pobierz

  • Wniosek o ustanowienie kuratora spadku pobierz

  • Porozumienie o zawieszeniu układu zbiorowego pracy pobierz

więcej